后勤保障部各单位：

《后勤保障部自行采购项目管理办法（试行）》已经后勤保障部党政联席会议研究通过。现予印发，请遵照执行。

                                后勤保障部

                                                                  2023年11月9日

后勤保障部自行采购项目管理办法（试行）

第一章   总  则

第一条  为进一步规范采购当事人的自行采购行为，提高采购效率，维护学校和自行采购活动当事人的合法权益，保障项目顺利实施，依据《河南科技大学自行采购管理办法(试行)》（河科大办[2022]6号）规定，结合后勤保障部实际，制定本办法。  

第二条 本办法所称自行采购，是指后勤保障部有偿取得货物、服务、修缮工程或工程服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。  

本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括：教材

用书、家具、用具、装具、植物苗木、原材料（不含饮食原材料）、办公用品、医疗用品、耗材、行业应用软件等，工程货物除外。

本办法所称修缮工程（含新建），主要是指已使用建筑物和配套基础设施的拆除、翻建、维修、加固、改造、装饰装修等工程。

本办法所称工程服务，是指修缮与工程项目有关的前期立项咨询、规划、勘察、设计、审图、造价咨询、测绘、质量检测、监理等相关服务。

本办法所称服务，是指除货物和工程服务以外的其他采购对象。包括但不限于物业、安保、软件开发、信息系统建设与维护、法律与咨询服务、审计咨询、资产评估以及后勤服务项目的招商、招租等。

第三条  采购范围及限额标准

一、采购内容在《河南省财政厅政府集中采购目录（豫财购〔2020〕4 号）》之外，且单项或批量采购预算20万元（不含）以下的工程、货物和服务项目；

二、单项年度引入投资金额30万元（不含）或者投资设备、设施价值30万元（不含）以下的招商服务项目；

三、合同（协议）租金30万元（不含）以下的设备招租项目；

四、学校招标采购管理办公室批准自行采购的项目。

第二章   组织机构及职责

第四条 后勤保障部成立自行采购领导小组，负责后勤保障部自行采购工作。组长由后勤保障部分管采购工作部领导担任，副组长由相关部领导担任，成员由综合事务中心、监审科、采购供应中心、工程技术与修缮中心、工程造价管理科、工程材料设备科、房产与资产管理科、后勤服务项目管理中心等部门负责人组成。自行采购领导小组下设办公室，办公室设在采购供应中心。

第五条  自行采购领导小组办公室职责

1.审核修缮工程类、货物类、服务类项目相关要素，按学校采购流程上传部内批准通过的采购项目；

2.负责部内自行采购方式的拟定，编制自行采购文件，组织采购；

3.负责组织合同（协议）会审、洽谈、签订；

4.负责部内框架协议采购管理、应急采购工作；

5.负责部内“评审专家库”的使用和管理；

6.负责自行采购项目的信息公开公示、采购项目资料的管理、归档及备案；

7.负责自行采购项目的质疑和投诉。

第六条  综合事务中心职责

1.负责审核（如有）自行采购项目的经费来源；

2.负责流转（如需）自行采购项目立项的相关资料。

第七条 监审科职责

1.负责监督自行采购项目立项、招标采购、合同（协议）会审、签订及履约；

2.负责部内“监督专员库”的使用和管理；

3.参与自行采购项目的验收及结算过程监督，负责受理自行采购项目的质疑、投诉。

第八条  工程技术与修缮中心职责

1.负责工程方案设计、施工图设计，组织调研、编写任务书；

2.负责工程设计单位、监理单位、施工单位及材料设备等招标资料的前期准备工作。负责监理单位、施工单位的管理以及施工全过程的管理与协调工作；

3.组织图纸会审、技术答疑，做好质量控制。组织节点验收、结构验收等专项验收；

4.负责设计资料、施工资料、竣工资料的管理归档工作。负责竣工结算的资料审核及送审；

5.按照程序组织处理工程设计变更、工程签证、技术核定等工作；

6.负责组织工程移交、保修期内维修及质保金支付的相关工作；

7.参与工程类合同(协议)的洽谈。

第九条 工程造价管理科职责

1.负责造价管理工作，做好工程概算、预算、结算及施工过程中的工程造价动态管理工作；

2.组织工程量清单、控制价编制工作。负责工程与修缮项目的造价、付款审核工作；

3.负责造价相关资料的收集，配合学校审计部门完成工程与修缮结算审计工作。

第十条  工程材料设备科职责

1.根据工程施工图，编制甲方供应的材料及设备用量；

2.负责工程与修缮的主要材料及设备的现场检查、验收；

3.掌握各种材料性能及市场行情，负责主要施工材料及设备的调研，认质认价工作。

第十一条 房产与资产管理科职责

1.参与货物类、服务类项目论证，审核论证报告、采购需求及技术要求；

2.参与货物类、服务类项目采购及验收；

3.参与货物类、服务类项目采购合同（协议）的洽谈；

4.负责对货物类、服务类项目报账审核。

第十二条  项目单位职责

1.负责采购项目的立项申请、市场调研、预算申报；

2.负责拟定论证报告、采购需求、技术要求及采购预算，确认采购文件；

3.负责采购合同（协议）的起草。参与采购合同（协议）的会审、洽谈；

4.负责组织货物类、服务类项目验收。参与修缮工程类项目验收；

5.负责采购项目（含：造价咨询、监理费用）报账，退还质保金等工作；

6.负责对采购需求、技术参数等方面的质疑答复，接受投诉调查。

第三章  自行采购方式

第十三条  自行采购可采取以下方式进行

（一）询价。原则上由询价小组向符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商发出货物采购询价文件，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且合理低价的原则确定成交供应商的采购方式。

（二）谈判。通过组建谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和报价，根据谈判和供应商响应情况，按照合理低价原则确定成交供应商的采购方式。

（三）现场询价。原则上由询价小组现场向符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商提出采购需求，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据性价比高的原则确定成交供应商的采购方式。

（四）单一来源。符合单一来源法定情形的货物、服务或工程采购项目，由项目单位按要求组织专家论证和履行公示手续无异议后，由谈判小组与拟定单一来源供应商就采购价格、需求、售后等进行谈判确定供应商的采购方式。

（五）框架协议。从入围供应商中随机抽取或轮序3家以上供应商参与二次竞价，按照合理低价原则确定成交供应商的采购方式。

（六）其他方式。自行采购采取其他方式进行的，需要符合本单位自行采购管理制度并经过本单位采购工作领导小组研究通过后方可执行。

第十四条  采用单一来源采购方式的采购项目，应按照《河南科技大学单一来源采购管理办法》（试行）执行。

第十五条  需要采用应急采购的采购项目按照《河南科技大学应急采购管理办法（2023年修订）》、《后勤保障部应急采购实施办法》执行。

第十六条  采购项目中凡涉及固定资产的按照学校有关规定执行。

第十七条 凡涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾或不可抗力等特殊情况不适宜进行自行采购的项目，按照学校有关规定执行。

第四章  自行采购步骤与程序

第十八条  项目论证与预算

一、修缮工程类

由项目单位向工程技术与修缮中心报修并提交《后勤保障部维修（改造）申请表》（详见附件1）与现场照片（含水印），工程技术与修缮中心会同项目单位等有关部门勘查现场、调研和论证后，出具详细施工方案、技术参数，并交由工程造价管理科对概算金额5万元（不含）以下的修缮工程进行预算。概算金额5万元（含）以上的修缮工程，工程造价管理科组织项目单位、工程技术与修缮中心、第三方造价咨询公司等有关部门进行现场测量，共同确认工程量后由第三方造价咨询公司编制工程量清单、控制价，并组织控制价会审。

（一）预算金额2000元（含）以上1万元（不含）以下的自行采购项目，项目单位对采购项目进行论证。

（二）预算金额1万元（含）以上的自行采购项目，项目单位组织工程造价管理科等有关部门对采购项目进行论证，并提供相关论证材料。

二、货物、服务类

由项目单位编制采购预算、采购需求、技术参数及《后勤保障部自行采购项目论证报告》（详见附件2）（单一来源采购需附专家论证意见）。

（一）预算金额2000元（含）以上1万元（不含）以下的自行采购项目，由项目单位对采购项目进行论证。

（二）预算金额1万元（含）以上的自行采购项目，项目单位组织综合事务中心、房产与资产管理科等有关部门对采购项目进行论证，并提供相关论证材料。

三、监审科对项目论证与预算进行全程监督。

第十九条 项目立项与审批

（一）预算金额2000元（含）以上的自行采购项目，由项目单位通过后勤保障部办公OA上传请示立项、审批。

（二）预算金额1万元（含）以上的自行采购项目，经部领导审批或后勤保障部党政联席会议研究决定的事项，由采购供应中心按照学校采购流程进行报批。

（三）预算金额20万元（含）以上的采购项目（单项年度引入投资金额30万元以上或者投资设备、设施价值30万元以上的招商服务项目；合同（协议）租金30万元以上的设备招租项目），按照《河南科技大学集中采购管理办法》（试行）执行。

第二十条  采购组织

对于预算金额1万元（不含）以下，采购内容在《河南省财政厅政府集中采购目录（豫财购〔2020〕4 号）》之外，经审核批准后的自行采购项目，由项目单位组织实施。

预算金额1万元（含）以上20万元（不含）以下经审核批准后的自行采购项目，由采购供应中心组织实施。

第二十一条  采购程序

（一）依据自行采购项目的不同特点，由后勤保障部自行采购领导小组办公室拟定自行采购方式。

（二）预算金额1万元（含）以上5万元（不含）以下的自行采购项目，修缮工程类项目由项目单位、工程造价管理科及相关专家组成采购小组；货物、服务类项目由项目单位、房产与资产管理科及相关专家组成采购小组，监审科负责现场监督。按拟定自行采购方式采购，确定成交供应商并完善《河南科技大学后勤保障部自行采购询价报告》。

（三）预算金额5万元（含）以上的自行采购项目。

1.由项目单位完成《自行采购文件信息表》的审签（详见附件3）。

2.采用询价、谈判方式的原则上需要在学校招标采购信息公开网页上发出采购公告（公示期不少于1个工作日）；采用单一来源采购方式采购的，要在采购公告发出前进行公示；采用框架协议采购方式采购或采用现场询价方式采购的，可不发布采购公告。

3.根据不同采购方式，成立三人及以上单数评审小组，其中一人为项目单位分管部领导或项目单位负责人，抽取两名及以上评审专家（且为非项目单位人员），同时须抽取一名监督专员负责现场监督。评审小组按拟定自行采购方式采购，确定成交供应商并完善《河南科技大学后勤保障部自行采购询价报告》或《河南科技大学后勤保障部自行采购竞争性谈判报告》（详见附件4）。

（四）采用单一来源采购方式采购的，需发布单一来源公告（公示期不少于1个工作日），在公告期内无异议的按照单一来源编制采购需求。谈判小组与供应商协商就采购价格、需求、售后等要素进行谈判，商定合理的成交价格并保证采购项目质量。

（五）自行采购项目成交结果原则上在学校主页或指定的媒体上公开，并按规定在质疑期内由评审小组对（参与投标）供应商的询问、质疑作出答复。

第二十二条  自行采购项目视情况可通过以下方式选取候选供应商：学校框架协议内供应商；通过公开采购方式与学校签订合同（协议）并履约良好的供应商；项目单位推荐的合格供应商。

第五章  框架协议管理

第二十三条  通过公开竞争订立框架协议后，除经过框架协议约定的补充征集程序外，不得增加协议供应商。

第二十四条  货物项目框架协议的有效期一般不超过1年，服务项目框架协议的有效期一般不超过2年。框架协议有效期内，采购标的不得实质性变动。框架协议范围内的所有采购合同（协议），应当授予入围供应商。

第二十五条  需在框架协议有效期内补充征集供应商时，按照框架协议中约定的机制进行补充征集。补充征集程序和评审方法等应当与初次征集相同。补充征集提交响应文件和符合资格条件、实质性要求的供应商不得少于2家，入围供应商可以为1家。补充征集期间，原框架协议继续履行。

第二十六条  实行入围供应商信用评价制度，实行动态管理。采购供应中心组织监审科、有关部门及相关专家定期对入围供应商进行信用评价，对供应商的综合实力变化、产品质量以及诚实履约等方面进行考核评定。对于违约的供应商，敦促其履约，并按照框架协议规定给予相应的处罚，供应商有下列情形之一的，取消入围资格：

1.经考核评定不合格的。

2.恶意串通谋取入围或者成交合同（协议）的。

3.违规使用凭单或者通过合同（协议）弄虚作假等方式套取财政资金的。

4.框架协议有效期内出现重大违法记录的。

5.无正当理由拒不接受成交合同（协议）的。

6.未按照框架协议和合同（协议）约定的事项履行义务，构成违约的。

第二十七条  取消入围资格的供应商名单，由项目单位向学校归口管理部门报备，自取消供应商入围资格之日起两年内，不允许入围框架协议供货商。

第二十八条  取消供应商入围资格后，剩余入围供应商不足2家的，应当终止框架协议。

第六章  合同（协议）管理

第二十九条  采购项目完成采购后应当自结果公示发出之日起30日内，依据采购文件、成交供应商响应文件、书面承诺、谈判纪要和结果公示，按照学校现行的合同（协议）管理办法签订合同（协议）。与成交供应商签订合同（协议）时，不得擅自调整或变更，不得与成交供应商另行订立背离合同（协议）实质性内容的协议。

项目单位负责起草自行采购项目的合同（协议）初稿，采购供应中心组织项目单位、监审科及相关部门共同审核合同（协议）内容，项目单位分管部领导审定合同（协议）文本。

第三十条  采购供应中心负责合同（协议）审签，在正式签订合同（协议）时应验证合同（协议）对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同（协议）当事人是否具有签订合同（协议）的主体资格，采购供应中心持《河南科技大学自行采购项目合同（协议）签章审批单》逐级审签（详见附件5）。

第三十一条  合同签订后，项目单位应妥善保存合同（协议）文本及相关资料，督促成交供应商按合同（协议）实施并根据合同（协议）做好验收工作。

第三十二条  综合事务中心、项目单位及采购供应中心分别对合同进行归档。

第七章  现场监督管理

第三十三条 工程技术与修缮中心负责修缮工程类项目施工现场管理与协调，对施工质量、进度、成本、安全文明进行控制管理，对关键工序、隐蔽工程进行现场监督检查，并留存影像资料。

第三十四条 工程材料设备科负责修缮工程类项目的主材认质认价，项目单位参与，监审科监督，作为结算送审依据。

在施工过程中，施工单位须向工程材料设备科提供主要材料和设备的出厂材质合格证及检验、检测报告，工程材料设备科做好主要材料进场验收工作，并留存相关资料。主要材料需经工程材料设备科及项目单位共同确认后方可使用，但不免除施工单位的产品质量责任。

第三十五条  修缮工程变更与签证应符合学校有关规定，并在变更之前按照规定程序审批。金额大于合同（协议）价10%的变更需按立项程序审批，不得事后补办签证，未经签证的工程量，结算时不予认可。

第三十六条  项目单位负责货物、服务类采购项目的现场监督管理。

第八章  验收与付款

第三十七条  预算金额2000元（含）以上的修缮工程项目竣工后，由项目单位进行初验，报工程技术与修缮中心组织项目单位、工程造价管理科、工程材料设备科进行履约验收及结算工程量现场审核，对验收不合格的项目应督促施工单位在规定期限内整改完毕。监审科负责现场监督。

对修缮工程施工内容完成情况、工程质量、工期等进行确认，待验收合格后出具《后勤保障部自行采购项目验收报告（修缮工程）》（详见附件6），竣工验收合格后，施工单位报送竣工结算资料。

第三十八条  预算1万元（不含）以下的货物、服务类自行采购项目，由项目单位进行验收，并完善《后勤保障部自行采购项目验收报告（货物、服务）》（详见附件7）。

预算金额1万元（含）以上货物、服务类自行采购项目，由项目单位进行初验，组织房产与资产管理科进行验收，并完善《后勤保障部自行采购项目验收报告（货物、服务）》，监审科负责现场监督。

验收过程中，项目单位须核对采购货物的品名、型号规格、技术参数、数量，服务项目的内容、服务质量、服务方案是否达标，对不符合申报计划及未达到质量要求的供应商、服务商提出整改要求。

验收合格后，项目单位应对货物质量跟踪、保管及售后服务，未明确标注的按国家或行业规定执行。积极督促供应商、服务商按照协议或合同（协议）条款履行售后服务。

第三十九条  工程类结算审核及送审流程

工程材料设备科负责主要材料进场验收、认质认价；工程技术与修缮中心负责竣工资料的审核；工程造价管理科负责竣工结算资料的初审并配合学校审计部门完成结算审计工作。

预算金额5万元（不含）以下的修缮工程，由工程造价管理科负责出具《后勤保障部修缮工程结算审定表》（详见附件8），监审科监督，经项目单位分管部领导、分管工程造价部领导、部领导审批签字后，确认结算审定金额。

预算金额5万元（含）以上修缮工程，由工程造价管理科负责出具《基建修缮工程结算送审单》，经项目单位确认后送审。

第四十条  项目单位根据审定金额或合同（协议）金额，报采购供应中心登记备案并完成报账工作。

第四十一条  质保期满后，货物类、服务类由项目单位负责完成退还质保金工作，修缮工程类由工程技术与修缮中心负责完成退还质保金工作。

第九章  监督与检查

第四十二条  采购工作实行回避制度。在采购活动中，采购人员和评审人员与投标（响应）人有利害关系的，必须回避。投标（响应）人认为采购人员及评审人员与其他供应商有利害关系的，可申请其回避。

第四十三条 各相关职能部门及项目单位工作人员在进行学校自行采购工作中必须遵守法律、法规和有关制度要求，公正廉洁、保守秘密、按章办事、不徇私情。对未按规定组织实施采购活动的，或采购活动中存在玩忽职守、徇私舞弊、不正当履职行为的，按照《河南科技大学招标与采购管理办法》有关规定处理。

第四十四条  成交供应商不履行合同（协议）的或履约中出现质量问题的，履约保证金不予退还，并参照有关法规给予处理。  

第四十五条 任何单位和个人对自行采购活动中的违法、违规行为，有权检举和投诉。

第十章  附则

第四十六条  本办法与国家法律、行政法规、部门规章、地方政策和学校采购管理办法相冲突的，遵从国家法律、行政法规、部门规章、地方政策和学校采购管理办法规定。

第四十七条  本办法由后勤保障部自行采购领导小组办公室负责解释。

第四十八条  本办法自发布之日起实施，同时《后勤管理处（后勤集团公司、校医院）自行采购管理办法（试行）》作废。

附件1：后勤保障部维修（改造）申请表

附件2：后勤保障部自行采购项目论证报告

附件3：自行采购文件信息表

附件4：河南科技大学后勤保障部自行采购询价、现场询价报告

附件5：河南科技大学自行采购项目合同（协议）签章审批单

附件6：后勤保障部自行采购项目验收报告（修缮工程）

附件7：后勤保障部自行采购项目验收报告（货物、服务）

附件8：后勤保障部修缮工程结算审定表